随着数字技术的飞速发展和企业对信息化需求的不断提高，系列企业管理软件应运而生 ，作为日常办公的辅助工具，例如：OA系统、DMS体系文件管理系统。这两款系统共同为企业的高效运营提供支撑，不过，还有很多朋友并不太了解两者的区别，甚至会误认为DMS系统是OA系统的一部分。

我们在与客户沟通的过程中，经常被问到一个问题：公司已经有OA系统了，还需要用到DMS体系文件管理系统吗？

本文，睿展数据将为大家详细阐述为什么OA系统不能代替DMS体系文件管理系统。

功能价值不同

OA系统是一种用于企业内部各种业务流程的自动化办公系统，包括考勤管理、会议管理、用印管理、资产管理、邮件管理、日程管理等等，使用场景非常广泛，其核心是通过自动化手段提高企业的办公效率和协同能力，使企业内部运作更加高效、有序。

DMS体系文件管理系统是一种专门针对质量体系文件进行集中管理和存储的软件，特别强调对文件的全生命周期管理。其核心在于满足特定行业标准和法规要求，如GMP规范、ISO质量管理体系，确保文件的安全性、合规性、可用性和完整性。

OA系统在文控方面的局限性

文档管理只是OA系统功能的一小部分，作用比较薄弱，远远达不到企业对于质量体系文件标准化管理的需求：

1、缺乏文件台账

OA系统缺乏完善的文件台账管理制度，往往需要依靠人工建立EXCEL台账，用于记录文件的基础信息和文件收发、修订、审批等情况。当文件量大时，这种方式会非常低效，而且文件管理容易混乱。

2、缺乏编号管理

OA系统无法对文件进行自动编号，需要人工进行文件编号的申请、发号和统计，容易产生文件编号重复、缺号、遗漏等问题。

3、缺乏电子签章

文件打印、分发、作废等流程得走人工签章，其安全性和便捷性自然远远不如电子签章。

4、缺乏记录管理

文件管理会涉及到很多重要的记录，比如：评审记录、分发记录、回收记录、版本记录等等。OA系统在记录管理方面也比较薄弱，通常需要人工去统计和管理这些记录，当文件数量比较多、变更频繁时，这种人工统计的工作量会很大。

5、缺乏自动回收管理

文件到期作废，OA系统无法自动回收，文件可能会被误用，导致错误的决策和操作，影响企业的正常运营。

6、不能充分保障文件合规性

DMS系统为企业提供了文件全生命周期管理、版本控制、权限控制、审计追踪等多项针对文件合规管理的功能服务，其全面性与专业性，是OA系统所不能比拟的。

7、不能满足CSV要求

部分行业（例如：制药、医疗器械）必须满足CSV（计算机化系统验证）要求，而OA系统可能无法完全满足。

小结

总而言之，两种系统的优势和应用范围各有不同，在质量体系文件管理方面，OA系统无法代替DMS系统。对于体系文件管理有严格要求的行业，DMS体系文件管理系统能发挥更强大的文件管理能力与合规性保障能力。

如果企业希望同时应用两个系统，可以将DMS系统与OA进行无缝集成，两者优势互补，进一步提升办公效率。