返回顶部
400 900 3068
业务痛点
行业监管要求
为贯彻落实《药品管理法》《疫苗管理法》有关规定,加强药品研制、生产、经营、使用活动的记录和数据管理,确保有关信息真实、准确、完整和可追溯。
编制问题
文件模板、版本不明确,编制人容易混乱;编制部门、编制人职责不明确;文件变更审批培训环节繁琐、不便捷、耗时多。
管理问题
文件(记录)管理工作量大,且逐年累积,造成混乱、错误、缺失等;文件总台账,收发记录等工作繁琐耗时、易出错
应用问题
不能快速查看检索文件文件内容;难以获取工作职责内的相关的文件和记录;借阅不便捷,且存在丢失的可能性
产品简介
睿展数据体系文件管理系统(DMS)遵循国家制药及医疗器械GMP规范要求,提供全生命周期的系统化流程化整体管理方案。系统满足生物医药行业生产管理和质量控制的基本要求,保证文件及记录管理的有关数据信息真实、准确、完整和可追溯。
产品功能
通过构建DMS系统框架,让使用者对文件管理达到统一体系、集中管理、过程管控、持续改进的目的。
产品优势
灵活配置
文件变更及文件申请流程可依托企业管理机构特点、组织层级关系和管理思路差异,自行灵活定义配置。
降本增效
使用人员通过系统发起相关变更或应用流程,大量减少线下审核、批准、复制、分发,回收、归档的时间消耗;系统支持全文检索,文件查拢使用更方便快捷。
安全共享
系统满足计算机化系统所道循的数据安全法,系统内的文件、功能、业务、数据等均符合该法规要求,且可根据企业质量体系管理委求,实现权限控制下的电子数据的共享。
数据分析
体系文件管理人员通过系统统计分析实时点控体系文件变更,文件应用等,通过多维度的统计分析,即时的发现体系文件管理过程中的优势和欠缺等地方,是质量管理推进和完善的有力助手。
合法合规
基于国家药品/医疗器械生产质量管理规范、药品记录与数据管理要求、电子签名法以及美国,欧盟GMP等等法律法规的质量管理要求进行开发设计,满足GAMP5中对于的计算机化系统验证的要求,能完全实现数据审计追踪及数据完整性要求。
拓展延伸
文件作为GMP/1S0质量管理体系的基础和裁体,暨数提供体系文件与企业IT系统整体集成的能力,可与GXP业务框婴中及其他系统进行对接集成,比如:记录管理、偏差管理、变更管理、分析回顺管理、培训管理、生产管理、仓储物流管理、质控管理等等。
产品价值
体系文件结构化管理
通过IT化的方式,对体系文件进行结构化的管理,在体系文件内部、体系文件之间、体系文件与规范性引用文件、术语、报告、记录和工作职责之间建立建构化的关系,使体系文件实现数字化、应用对象化管理。
过程流程化管理
实现体系文件从变更(新增、修订、废止),审核,批准,培训,生效,发放,回收的全流程信息化管理闭环;并可根据企业的组织结构,管理方式对流程进行个性化定义。
体系文件应用与共享
为体系文件在企业各个工作场景中可以便捷的被关联和使用,系统能够提供多样、方便、快捷的使用方式和集成接入的通道。
数据深化分析
通过文件变更数据、文件申请数据、文件应用数据的分析与运用,实现体系文件执行实时监控、关键指标实时预警,促进体系改善PDCA[计划(PLAN)、实施(DO)、检查(CHECK)、行动(ACTION)]循环。
专精特新企业
高新技术企业
软件企业证书
软件产品证书
CMMI5认证

专业的信息技术与数据服务解决方案提供商

联系我们

GMP体系文件管理DMS系统实施指南

从文件梳理到系统验证上线的6步实施流程

GMP体系文件管理系统(DMS)的实施是医疗器械企业质量管理体系数字化的重要一步。本指南详细介绍了DMS系统从规划到上线的完整6步流程,帮助企业高效完成DMS系统实施和GMP合规验证。
所需工具/系统:DMS体系文件管理平台、文档扫描设备、GAMP5验证工具包、电子签名系统
1

梳理现有文件体系

全面梳理企业现有质量体系文件:

  • 清点所有文件类型:质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等;
  • 统计文件数量、格式、使用部门;
  • 识别文件体系中的问题:缺失文件、过期文件、重复文件等;
  • 编制文件清单和文件体系架构图。
2

制定DMS实施计划

制定详细的DMS系统实施计划:

  • 确定项目范围和目标;
  • 组建项目团队(质量部、IT部、各部门文件管理员);
  • 制定时间节点:需求调研→系统配置→数据迁移→验证→上线;
  • 预算评估:软件费用、实施费用、培训费用;
  • 风险评估和应急预案。
3

配置DMS系统

根据企业文件管理体系配置DMS系统:

  • 文件分类体系:建立文件分类目录树;
  • 文件编号规则:配置自动编号规则;
  • 审批流程:配置起草→审核→批准→发布流程;
  • 权限体系:设置各部门、各角色的文件访问权限;
  • 电子签名:配置签名规则和签名样式;
  • 有效期管理:设置文件复审周期和提醒规则。
4

文件数据迁移

将现有文件迁移到DMS系统:

  • 文件电子化:纸质文件扫描为PDF;
  • 文件整理:统一文件格式和命名规范;
  • 信息录入:录入文件编号、标题、版本、生效日期、编制人等元数据;
  • 批量导入:使用系统批量导入功能上传文件;
  • 关联关系:建立文件之间的引用关联。
5

DMS系统验证

按GMP要求进行系统验证:

  • 编写URS(用户需求说明);
  • 编写FS(功能规格说明);
  • 执行IQ(安装确认);
  • 执行OQ(运行确认):测试各功能模块;
  • 执行PQ(性能确认):模拟真实业务场景;
  • 编写验证报告,归档验证记录。
6

用户培训与上线

DMS系统上线前的培训与推广:

  • 管理员培训:系统配置和日常维护;
  • 文件管理员培训:文件起草、审核、发布操作;
  • 普通用户培训:文件查阅、下载、培训学习;
  • 制定操作SOP和使用指南;
  • 试运行1-2周后正式上线;
  • 上线后持续收集反馈,优化系统配置。

需要专业支持?

睿展数据提供UDI一站式服务和DMS体系文件管理平台,助您快速合规

致电咨询 400-900-3068